Opti SolutionsTerenski kit, 26. 8. 2026
Danes, 11.00 do 15.00, Trzin, Gmajna 10

Vouk, diagnostika procesov

Ta dan ni predstavitev. Iz njega morava odnesti številke za vsak proces in njihovo lastno mejo, kaj sme iz hiše. Vse ostalo je bonus.

Žan in Sara Paket 1, 1.500 EUR + DDV Štiri ure Maja je ključni glas
Urnik

Štiri ure, štirje bloki

Predlog, dokler Kristina ne da svojega. Če ga ni ob 11.00, naj razdelitev naredi ona, ne midva.

11.00
Vsi skupaj, 30 min

Okvir dneva, širši pregled prioritet. Davorja vprašaj takoj, kaj dela.

11.30
Maja, 75 min

Operativa razpisov. Najgostejši blok, tu je večina številk.

13.00
Andrej in Kristina

Teren, CRM, komerciala. Lahko vzporedno, Sara vzame enega.

14.15
Miran, potem vsi

Poročila iz računov, nato zaključni krog in termin predstavitve.

Edino obvezno

Merilna tabela

Za vsak proces štiri številke. Brez njih ni izračuna donosa in brez tega ni ponudbe. Procesi spodaj so že znani z julijskega klica, dopolni jih z novimi.

ProcesKdoKolikokrat / mesČas na enotoOrodje
Izpolnjevanje metakartic ob dokumentumFiles
Vnos podatkov ob prejetem sklepuinvesticija, subvencija, roki, zaveze
Preverjanje sklepov na portalu SPSstranka po stranki
Priprava nove vloge iz prejšnjeposlovni načrt, investicijska dok.
Poročila iz stotin računovMiran, delitev na tri leta
Zapis sestanka in vezava na strankoIntrix
Priprava map in pogodbNastja
Mesečna časovnica po projektih
Iskanje podatka v Intrixu prek Majeker drugi ne znajo filtrirati
Zraven vsakega procesa rabiva njihovo ceno ure. Če je ne dajo, vzemi 30 EUR in to označi kot najino predpostavko. Pravilo dneva: kjer je opis, vprašaj za številko. Kjer je številka, prosi, da pokažejo zaslon.
Vprašanja

Po osebah

Odebeljeno je tisto, brez česar ne odideva.

A

Uvodni krog

vsi, 30 min
  1. Davor, kaj delaš in katerega dela procesa se dotikaš? Vprašaj prvo.
  2. Če bi jutri ena stvar iz tvojega tedna izginila, katera bi bila?
  3. Kje se vam letos najbolj pozna rast, kje je ekipa najbolj polna?
  4. Kaj ste od julija sami že premaknili ali poskusili?
B

Maja, operativa razpisov

najgostejši blok
  1. Koliko dokumentov ima tipičen projekt in koliko največji? Ta številka odloča o arhitekturi.
  2. Pokaži mi eno metakartico. Katera polja se izpolnijo sama in katera ročno?
  3. Katera polja bi asistent lahko predlagal, pa bi ti samo potrdila?
  4. Koliko sklepov pride na mesec in koliko časa gre na vnos enega?
  5. Portal SPS: koliko strank preverjate, kako pogosto, koliko časa vzame en krog?
  6. Kje je arhiv prejšnjih uspešnih vlog in v kakšni obliki so, Word ali PDF?
  7. Koliko vlog na mesec, koliko ur na eno in kolikšen delež bi se realno dal potegniti iz prejšnje?
  8. Ponovno uporabo ste že sami začeli graditi in ustavili. Kaj je bilo predrago, čas ali orodje?
  9. Kdo je vaš kontakt pri 360 ECM in ali imate v pogodbi dostop do API?
  10. Pravice so po skupinah. Če bi asistent bral mFiles, s čigavimi pravicami naj to počne?
  11. Je ukinitev OneDrive dejansko izvedena in kaj je ostalo na njem?
  12. Kaj pri tebi pade, če te teden dni ni?
C

Miran, poročila

15 do 20 min
  1. Pokaži mi eno tako poročilo od začetka do konca.
  2. Koliko računov gre v eno poročilo in koliko poročil je na mesec?
  3. V kakšni obliki pridejo računi: e-račun, PDF, sken, papir?
  4. Kje se najpogosteje zmotiš in kdo to ujame?
  5. Kdo poročilo prejme in kaj z njim naredi naprej?
D

Andrej, teren in vodenje

30 min
  1. Koliko sestankov na teden imaš zunaj in koliko časa gre na zapis po vsakem?
  2. Kateri podatek najpogosteje rabiš in ga ne dobiš sam, ampak vprašaš Majo ali Kristino?
  3. Če bi lahko CRM vprašal na glas iz avta, kaj bi ga vprašal najprej?
  4. Koliko map in pogodb gre na mesec skozi Nastjo in koliko časa vzame ena?
  5. Mesečna časovnica po projektih: kdo jo dela, kako dolgo, komu gre?
  6. Kaj mora biti čez tri mesece drugače, da rečeš, da se je izplačalo?
E

Kristina, komerciala in Intrix

25 min, odsotna od 1. 9.
  1. Pokaži mi pot novega posla v Intrixu. Kateri koraki so ročni?
  2. Katere predloge se samodejno dodelijo in katere ne?
  3. Koliko ponudb pripravite na mesec in koliko časa vzame ena?
  4. Kdo poleg tebe in Maje zna izfiltrirati podatke iz Intrixa?
  5. Kaj obstane in kaj pade, ko te od 1. 9. ni?
F

Zaupnost

postavi izrecno, ne mimogrede
  1. Kaj v vaši hiši ne sme nikoli iz nje? Zapiši njihove besede, ne najinega povzetka.
  2. Kateri dokument, ki ga obdelujete vsak dan, je najbolj občutljiv?
  3. Kdo pri vas odloči, kaj sme v orodje AI in kaj ne?
  4. Katera orodja AI danes uporabljate na osebnih računih, kdo in za kaj?
  5. Če ima asistent natanko toliko pravic kot oseba, ki ga uporablja, je to za vas sprejemljivo?
  6. Kje je meja: sme brati mFiles, sme brati pošto, sme brati zapisnike sestankov?
G

Zaključni krog

zadnjih 20 min, vsi
  1. Ena stvar, ki bi jo radi začutili že prvi mesec?
  2. Kdo je pri vas skrbnik tega projekta? Naj to izreče eden od njih.
  3. Kdaj se dobimo na predstavitvi ugotovitev? Termin postavi zdaj, dokler so vsi v prostoru.
Ne prestopi

Štiri rdeče črte

Nič obljub o mFiles

Vsako vprašanje ali se da gre na seznam za tehnični klic s 360 ECM. Odgovor je: to preverimo z njihovo ekipo.

Nič dodatnega orodja

Maja tega izrecno noče. Kot je centralizacija v to, kar že uporabljajo.

Podatkov o podjetjih se ne dotikaj

Vlečejo jih iz preverjenega vira in tam rabijo gotovost, ne približka.

Digitalna sled je njihova črta

Če je nekaj preveč občutljivo, tega z AI ne delamo. Črte ne premikaj, da bi rešitev zvenela večja.

Mi vse delamo ročno, hkrati pa nič ne delamo ročno. Maja Kralj, 20. 7. Procesi so digitalizirani in sprogramirani, delo v njih pa je človeško. To je celotna teza dneva.
Preverba

Preden odideva

Številke za vsaj šest procesov

Kdo, kolikokrat, koliko časa, v katerem orodju.

Njihova meja zaupnosti

Dobesedno, z imenom osebe, ki jo je izrekla.

Količina dokumentov na projekt

Tipičen in največji projekt.

Kontakt pri 360 ECM

Ime in mail, za tehnični klic.

Prva zmaga za prvi mesec

Majhna, ponovljiva, brez občutljivih podatkov.

Skrbnik in termin predstavitve

Oboje izgovorjeno na glas, pred odhodom.

Razdelitev

Kdo dela kaj

  • Žan vodi pogovor, postavlja okvir in edini govori o ceni in obsegu.
  • Sara polni merilno tabelo in prosi, da ji pokažejo zaslon. Če se dan zamaši, vzame enega sogovornika vzporedno.
  • Seznam ali se da vodi Sara. Nič s tega seznama se danes ne odgovori.
  • Snemanje povej na začetku vsakega bloka in izklopi, če kdo tako želi. Pri tej stranki bolj kot običajno.